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Aufbewahrungsfristen

Finde gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Unterlagen nach HGB und AO, von Buchungsbelegen bis zu Personalakten, komplett im Browser.

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Aufbewahrungsfristen: Unterlagen richtig lange aufbewahren

Für Unternehmer und Selbstständige ist die Frage nach der Aufbewahrungsfrist zentral: Wer Belege zu früh entsorgt, riskiert Probleme bei Steuerprüfungen. Das Tool zeigt die gesetzlichen Fristen nach HGB (§ 257) und Abgabenordnung (§ 147 AO) auf einen Blick. Wer sein Erstellungsjahr einträgt, sieht gleich, bis wann er die Unterlage aufbewahren muss.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

  • 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte.
  • 8 Jahre: Buchungsbelege und Belege aller Art (Rechnungen, Kassenbelege) sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die Frist wurde zum 01.01.2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt.
  • 6 Jahre: Empfangene und ausgehende Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen.
  • Verträge: Vertragsdauer zuzüglich Ablauf der Verjährungsfrist.
  • Personalakten: je nach Unterlage, meist 6 bis 8 Jahre, arbeitsrechtliche Ansprüche 3 Jahre.

Wann beginnt die Frist? Und wann endet sie?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung oder der Beleg erstellt wurde. Eine Rechnung aus 2024 wird also bis Ende 2032 aufbewahrt (8 Jahre ab Ende 2024) und nicht bis 2034 nach der alten 10-Jahres-Regel. War die Frist eines Belegs am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen, gilt die neue, kürzere Frist.

Warum ist das wichtig?

Bei Betriebsprüfungen verlangt das Finanzamt Belege regelmäßig über viele Jahre. Auch handelsrechtlich sind Kaufleute verpflichtet, Bücher und Belege geordnet aufzubewahren. Fehlende Unterlagen können zu Schätzungen oder Sanktionen führen.

Hinweis

Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung. Je nach Branche, Vertrag und Sonderregelung können abweichende Fristen gelten. Laufende Steuerprüfungen, Festsetzungsfristen oder anhängige Verfahren verlängern die Aufbewahrung. Im Zweifel fragst du einen Steuerberater.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege gelten als Belege aller Art und müssen seit dem 01.01.2025 grundsätzlich 8 Jahre aufbewahrt werden, beginnend mit dem Jahr nach der Erstellung. Vorher waren es 10 Jahre.

Ab wann zählt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt oder die Eintragung vorgenommen wurde.

Gilt die 8-Jahres-Frist auch für Altdokumente?

Ja. War die alte 10-Jahres-Frist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen, greift die neue 8-jahres-Frist. Vereinzelte Praxen empfehlen aus Vorsicht weiterhin die längere Frist, es gibt aber keine gesetzliche Pflicht dazu.

Was passiert, wenn ich Belege nicht aufbewahre?

Bei einer Betriebsprüfung können fehlende Unterlagen zu Schätzungen und im Einzelfall zu Sanktionen führen. Die Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben.

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