Datenformate: die wichtigsten Dateitypen, Umwandlung und Dateigrößen im Überblick

Die wichtigsten Dateitypen im Überblick

Eine Datei besteht immer aus zwei Ebenen: dem Format, das festlegt, wie die Daten intern gespeichert sind, und der Dateiendung wie .jpg oder .pdf, dem sichtbaren Etikett am Namen. Für die Praxis zählen vor allem vier Fragen: Kann ich die Datei überall öffnen, also wie hoch ist die Kompatibilität? Wie groß wird sie? Kann ich sie weiterbearbeiten? Und bleibt die Qualität erhalten?

Von diesen Formaten beherrschen PNG und JPEG weiterhin das Web. Nach den aktuellen Zählungen von W3Techs liefert rund 75,5 % aller Websites PNG aus und 69,4 % JPEG, SVG liegt bei 67,7 %, das moderne WebP bei 21,8 %, GIF noch bei 13,5 % und AVIF bei 1,7 % (Stand Sept. 2026). Die Zahl bei WebP misst, wie viele Websites das Format ausliefern. Die Unterstützung im Browser ist deutlich höher und liegt bei über 96 % (Stand März 2026).

Verlustfrei oder verlustbehaftet: die goldene Regel

Ob eine Datei bei der Bearbeitung und Konvertierung Qualität verliert, entscheidet die Kompression. Bei der verlustbehafteten Kompression wie in JPG, MP3 oder MP4 werden Daten entfernt, die das Auge oder Ohr kaum wahrnimmt, dafür wird die Datei deutlich kleiner. Beim verlustfreien Speichern wie in PNG oder beim ZIP-Archivieren bleibt jede Information erhalten, die Datei wird dafür größer oder komprimiert nur begrenzt.

Die goldene Regel: Solange du eine Datei weiterbearbeitest, arbeite verlustfrei und damit in einem Arbeitsformat wie PNG, DOCX oder XLSX. Erst am Ende, wenn das Ergebnis final ist, für Web, E-Mail oder Versand in ein verlustbehaftetes Ziel wie JPG, WebP oder PDF umwandeln. Ein wiederholtes Speichern als JPG verschlechtert das Bild mit jedem Durchgang, das nennt sich Generationseffekt, und diesen Schaden holt keine spätere Konvertierung zurück.

Daten umwandeln: die richtigen Konvertierungspfade

Viele Probleme entstehen, weil das falsche Paar von Quell- und Zielformat gewählt wird. Eine Verständnisregel hilft: Je ähnlicher zwei Formate sind, desto sauberer die Umwandlung. Rasterbilder wandelt man am besten in andere Rasterbilder um, zum Beispiel mit dem kostenlosen Bild-Konverter von JPG nach PNG oder WebP. Fotos und Scans lassen sich mit Bilder zu PDF zu einem einzigen Dokument zusammenfassen, etwa für eine Bewerbung oder eine Behördeneinreichung.

Für Datenaustausch zwischen Systemen sind CSV, JSON und XML die typischen Partner. Der CSV-JSON-Konverter tauscht die beiden verlustfrei, JSON nach YAML hilft bei Konfigurationsdateien und XML nach JSON in der Schnittstellenwelt. Für Content-Pipelines wandelt Markdown nach HTML schnell und zuverlässig um.

Bei Textdateien ist das Zeichen-Encoding entscheidend. Heute ist UTF-8 der Standard, wer mit einem falschen Encoding exportiert, sieht bei Umlauten typische Müllzeichen wie ä. Achtung bei der Übertragung über E-Mail: Viele Anhänge werden automatisch Base64-kodiert, das bläht die Datei um etwa ein Drittel auf und ist ein häufiger Grund, warum versendete Dokumente größer wirken als lokal.

Web-Bildformate 2026: WebP und der Aufstieg von AVIF

Für Bilder im Internet hat sich die Lage in den letzten Jahren verschoben. WebP ist inzwischen der De-facto-Standard für modern ausgelieferte Fotos und wird von praktisch allen aktuellen Browsern unterstützt, laut Can I Use von rund 96,8 % (Stand März 2026). Neu ist: Auch AVIF hat die kritische Masse erreicht, die Browser-Unterstützung liegt bei über 95 % und der Abstand zu WebP ist auf gut anderthalb Prozentpunkte geschrumpft. Der alte Rat, AVIF sei riskant, ist damit 2026 nicht mehr haltbar.

In Sachen Kompression ist AVIF dem JPEG deutlich überlegen und liegt auch vor WebP. Als Orientierung gilt: WebP verlustbehaftet etwa 25 bis 34 % kleiner als JPEG bei gleicher Qualität, AVIF je nach Quelle nochmals rund 20 % kleiner als WebP. Der Haken: AVIF gewinnt nicht immer. Bei flachen Grafiken, Logos und Screenshots kann WebP oder ein gutes JPEG kleiner und sauberer sein. Die pragmatische Empfehlung von Fachleuten ist deshalb das HTML-picture-Element, das AVIF für moderne, WebP für mittlere und JPG für alte Browser bereitstellt, meist erzeugt das CMS diese drei Varianten automatisch aus einem Upload.

Welches Format für welchen Zweck?

Die Praxis übersetzt sich in eine klare Checkliste. Wer sich daran hält, hat in den allermeisten Fällen sowohl die richtige Qualität als auch die kleinste sinnvolle Datei.

• Foto versenden oder drucken: JPG, Qualität etwa 80 bis 90 %
• Foto auf eine Webseite stellen: WebP
• Logo oder Grafik mit Transparenz: SVG, sonst PNG
• Screenshot: PNG
• Animation, klein und modern: WebP (animiert) oder MP4 statt GIF
• Dokument final versenden: PDF
• Dokument amtlich oder zur Archivierung: PDF/A
• Text zur Weiterbearbeitung: DOCX
• Berechnungen und Tabellen: XLSX
• Daten zwischen Systemen: CSV, für Web und API JSON
• Logs, Notizen und Code: TXT mit UTF-8
• Mehrere Dateien als einen Anhang: ZIP
• Musik universal hören: MP3, 128 bis 320 kbit/s
• Video universal teilen: MP4 mit H.264
• iPhone-Foto herausgeben: als JPG exportieren
• B2B-Rechnung in Deutschland: XRechnung oder ZUGFeRD, kein normales PDF

Wer einen kompletten Ablauf von der Bildauswahl bis zum Export sucht, findet im Playbook Bilder fürs Web optimieren eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Die Web-Bilder im Publishing zeigen, wie Fotos und Grafiken sauber für Veröffentlichungen aufbereitet werden.

E-Mail-Anhänge: Größenlimits und der sichere Korridor

Die maximale Anhangsgröße hängt vom Anbieter ab und bezieht sich in der Regel auf die gesamte Nachricht, also alle Anhänge zusammen. Entscheidend ist außerdem die Base64-Kodierung: Sie vergrößert die tatsächliche Übertragungsgröße um rund ein Drittel. Eine 25-MB-Nachricht lässt damit nur etwa 18 MB rohe Dateidaten zu.

Die Werte stammen aus den offiziellen Hilfeseiten der Anbieter (Stand Sept. 2026). Firmenmailserver hängen nach Einschätzung vieler IT-Experten bei etwa 10 MB als Werksvorgabe, wobei Administratoren den Wert anheben können und Microsoft 365 standardmäßig 25 MB erlaubt (Stand 2026). Überschreitet ein Anhang in Gmail das Limit, wird er automatisch entfernt und als Google Drive-Link eingefügt.

Daraus ergibt sich ein robuster Praxiswert: Rund 10 MB pro E-Mail passen bei fast allen Anbietern durch, auch bei restriktiven Firmenservern, und lassen genug Puffer für die Base64-Aufblähung. Wer große Bilder verschickt, sollte sie vorher mit dem Bild-Komprimierer verkleinern oder PDFs mit den PDF-Tools schlanker machen. Mehrere Dateien bündelst du in einen ZIP-Ordner, wobei du beachten solltest, dass manche Mailserver und Behördenports ZIP-Anhänge aus Sicherheitsgründen blockieren.

Dateigrößen verstehen und steuern

Die größten Hebel für die Dateigröße sind Auflösung und Qualität, nicht das Format an sich. Ein Foto mit 12 Megapixeln wird immer groß, egal ob als JPG oder WebP, die Kompression spart nur einen Teil. Wer Dateien klein halten will, verkleinert zuerst die Pixel, dann die Qualität. Der Dateigrößen-Konverter rechnet die gängigen Einheiten KB, MB und GB um, wenn Angaben aus Bitraten in verständliche Größen übersetzt werden sollen.

Audio: Die Größe einer MP3-Datei folgt der Formel Bitrate × Dauer ÷ 8. Bei 128 kbit/s sind das rund 0,94 MB pro Minute und etwa 56 MB pro Stunde, bei 320 kbit/s rund 2,3 MB pro Minute.

Video: Hier gilt Gesamtbitrate × Dauer ÷ 8. Ein Video mit 5 Mbit/s benötigt etwa 37,5 MB pro Minute und rund 2,25 GB pro Stunde. Die Bitrate hängt stark vom Codec und der Auflösung ab.

ZIP: Die Kompression ist verlustfrei, sie wirkt aber nur, wo Redundanz vorhanden ist. Text und CSV verlieren 60 bis 80 % ihrer Größe, Office-Dokumente 20 bis 50 %, bereits komprimierte Formate wie JPG, MP3, MP4 oder PDF fast nichts. Wer eine MP4 einpackt, spart kaum Platz und der ZIP-Umschlag macht die Datei nur unhandlicher.

Video und Audio: Container, Codec und die Lizenzfrage

Ein häufiges Missverständnis: MP4 ist kein Codec, sondern ein Container, also eine Verpackung für Video- und Audiospuren. Das eigentliche Kompressionsverfahren, der Codec, sitzt darin, zum Beispiel H.264, H.265 oder AV1. Genau dieser Unterschied erklärt, warum eine gleich aussehende MP4 auf dem einen Gerät läuft und auf dem anderen nicht.

H.264 bleibt der Arbeitstier-Codec und läuft überall. H.265 bietet bessere Kompression, leidet aber unter einer komplexen Lizenz- und Patentlage, die Hersteller zunehmend zu AV1 treibt. AV1 ist vollständig lizenzfrei, spart bei gleicher Qualität rund die Hälfte bis zwei Drittel der Bitrate gegenüber H.264 und hat inzwischen Hardware-Unterstützung in nahezu allen modernen Geräten (Stand 2026). VVC schließlich ist für den Browser irrelevant und bleibt Broadcast und Premium-OTT vorbehalten.

Auch bei Animationen gilt: Wer kurze Clips teilt, sollte nicht auf GIF setzen. GIF speichert jeden Frame als eigenes farbreduziertes Bild ohne Zwischenbild-Schätzung und wird dadurch riesig. Ein MP4 oder WebM kann je nach Motiv zehn- bis hundertmal kleiner sein, wie der Vergleich einer 5-Sekunden-Aufnahme zeigt, in dem ein 8,4-MB-GIF als H.264-MP4 nur noch 211 KB wiegt (Stand 2026).

Behörden und offizielle Abgabe: PDF/A und E-Rechnung

Für Dokumente, die offiziell abgegeben oder dauerhaft archiviert werden, ist PDF der Standard und PDF/A die sichere Wahl. PDF/A ist ein genormtes Archivformat nach ISO 19005, das Schriften und Farben verbindlich einbettet und damit eine langfristige, endgeräteunabhängige Lesbarkeit sicherstellt. Für die meisten Archiv- und Abgabezwecke ist PDF/A-2 die gängige Empfehlung, PDF/A-4 baut seit 2020 auf PDF 2.0 auf (Stand 2026).

Bereits komprimierte oder gescannte Behördenunterlagen bündelst du am besten mit den PDF-Tools zu einer Datei und schützt vertrauliche Dokumente mit einem Passwort. Wichtig zur Einordnung: Das studio-tools PDF-Toolset erzeugt einen normalen PDF-Export, PDF/A entsteht im jeweiligen Originalschreibprogramm, etwa über den Exportdialog von Word oder einem PDF-Drucker mit Archiv-Profil.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Geschäfte die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, und die Erstellungspflicht kommt gestaffelt: ab 2027 für größere und ab 2028 für alle Unternehmen. Die anerkannten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD, die beide auf der europäischen Norm EN 16931 aufbauen. An Behörden sind Vorgaben strenger und XRechnung schon länger Standard (Stand 2026). Ein normales PDF ist dafür keine E-Rechnung, auch wenn es als Beleg mitgeschickt wird.